El sistema conceptual, elementos que lo conforman y su relación con el sistema físico

Uno de los factores de gran importancia que hace posible la resolución de problemas de una organización se logra no solo a través del establecimiento de un proceso administrativo sino también por medio del tipo de sistema que está adopte para solventar dicho problema.

Hoy en día existen muchos modelos generales de sistemas de la compañía, pero no todos son apropiados; ya que no todos tienen el control de las operaciones que en ellos se realiza. Como es el caso de un sistema de ciclo abierto estos por no tener un ciclo de retroalimentación y un mecanismo de control no se pueden efectuar cambios en el mismo y por ende no son confiables para una organización. A diferencia de ello nos encontramos con un sistema de ciclo cerrado que viene a ser la contraparte del anterior sistema; siendo la mejor opción y la representación exacta de un modelo de una organización, ya que este interactúa con su entorno poniendo en acción varios elementos que hacen posible que la información que viene del entorno sea transformada en su entrada al sistema de allí se definen las salidas de dicha información a través de un procesador de la misma que va hacer lo necesario para que los datos se transformen en información partiendo de varios aspectos significativos que contribuyen a darle valor a la información.

Es importante destacar que el sistema conceptual (es la información) controla el sistema físico de una organización. Si bien se puede decir la gerencia cumple un rol fundamental el de llevar a cabo el control del sistema físico (recursos tangibles), para poder mantenerlo debe tener una medida del desempeño (estándar) y debe como tal existir una relación con la información que se genera del procesador de la misma y los niveles estandarizados propiamente establecidos al principio y así poder saber si hay que efectuar algún cambio en la información.

Importancia de la administración por excepción, relación de su concepto con los factores críticos del éxito.

Los estándares y el procesador de información son dos elementos que deben trabajar unidos porque los resultados que se generen de este proceso; son de vital importancia para el gerente ya que éste tiene la potestad de tomar decisiones y además de ello tomar medidas en caso de que las actividades de desempeño no obtengan los resultados esperados con respecto a los estándares establecidos y esto le va permitir a el gerente centrar su atención en los problemas que tengan mayor jerarquización y aprovechar su tiempo al máximo y de manera eficaz; a este proceso se le denomina administración por excepción , la misma mantiene una similitud en el concepto con otro aspecto muy relevante como es los factores críticos del éxito estos vienen a ser las actividades que tienen gran influencia sobre las capacidades que tiene la compañía para alcanzar sus objetivos.

Entonces cuando expresamos que la administración por excepción es similar en su concepto con los factores críticos del éxito nos estamos refiriendo a que los dos procesos captan su atención sólo en una unidad específica de las actividades que se desempeñan en la organización; no en un todo organizacional. Sin embargo tienen una diferencia muy marcada y es que los factores críticos del éxito son estables, y los elementos de la administración por excepción no lo son sino que varían de un período a otro.

La influencia de las decisiones y el entorno en el sistema de una organización.

En lo anteriormente expuesto se menciona que el gerente viene a ser la máxima autoridad dentro de la organización por tener la capacidad de transformar la información que viene del procesador de información en decisiones que pueden alterar el sistema físico de acuerdo a la forma en las que el gerente las tome.

Otro factor que ejerce una gran influencia en una organización y hace que un modelo general se realice por completo es el entorno, este le proporciona a la organización los recursos que está necesita para su funcionamiento y a través del flujo de los mismos interactúa con su medio externo (entorno) a este procedimiento le llamamos también sistema abierto de ciclo cerrado.
Lo realmente importante del modelo general de sistemas de una compañía es que se puede aplicar a una organización de cualquier tipo y otro aspecto significativo es que nos servirá cuando iniciemos nuestra carrera; nos permitirá socializarnos con nuestro campo de trabajo e irnos adaptando con este nuevo ambiente profesional.