Introducción

Los gerentes utilizan modelos para resolver problemas. Éstos se clasifican en cuatro tipos bá­sicos de modelos: físicos, narrativas, gráficos y matemáticos. Todos ellos facilitan tanto la comprensión como la comunicación, y el modelo matemático también puede predecir el futuro.

Algunos modelos representan sus entidades de forma muy específica, mientras que otros lo hacen de manera general. Un modelo general tiene la ventaja de aplicar a una amplia varie­dad de situaciones. Presentaremos un modelo general de una compañía que ,consiste tanto en un sisrema físico como en un sistema conceptual. El sistema físico incluye un elemento de entrada, un elemento de transformación y un elemento de salida, además establece "una ruta para el flujo de recursos físicos. El sistema conceptual consiste en datos e información que re­presentan el sistema físico.

Las partes integrales del sistema conceptual son un ciclo de retroalimentación, un me­canismo de control y los estándares de desempeño. El mecanismo de control en una compa­ñía comercial está representado por la gerencia, y el ciclo de retroalimentación está representado por el flujo de información. Se obtienen datos del sistema físico y se transforman en información por medio de un procesador de información.

Los gerentes comparan la información del procesador de información con los estánda­res que especifican niveles aceptables o intérvalos de desempeño, y decidir actuar sólo cuan­do el desempeño se sale del intérvalo aceptable. El desempeño pudiera ser mejor o peor que el esperado. El concepto de atender sólo actividades que ameritan la atención del gerente se denomina administración por excepción. Un concepto similar, que se ocupa de los factores críticos para el éxito, implica vigilar unas cuantas acciones selectas que contribuyen al éxito de la compañía.

Una vez que la gerencia determina que deben efectuarse cambios al sistema físico, esas decisiones se comunican a los elementos apropiados del sistema.

Puesto que el modelo general de sistemas de la compañía representa todos los tipos de organizaciones y muestra cómo se usa la información para manejar una organización, resulta un modelo útil tanto para los gerentes como para los especialistas en información.